Organigrama

Es la representación gráfica que mediante elementos geométricos, representa la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas y refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, la línea de autoridad y de asesoría. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización.

Estos instrumentos de la organización administrativa desempeñan un papel informativo al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales y son un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización. Facilitan el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros procesos de gestión

          

Para la dirección

Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organización.

Para el personal

Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.

Para el Público

Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización.

IMPORTANCIA

Los organigramas son importantes y de mucha utilidad para las organizaciones, entidades productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas, políticas, entidades públicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo. Aplicados a una organización o empresa los organigramas revelan: La división de funciones; Los niveles jerárquicos; Las líneas de autoridad y responsabilidad; Los canales formales de comunicación; La naturaleza lineal o staff del departamento; Los jefes de cada grupo de empleados y los trabajadores. Así como también las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Todos aquellos que participan en su diseño y elaboración de un organigrama deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos. Los organigramas:

1.     Brindan una imagen formal de la organización

2.     Son una fuente de consulta oficial

3.     Establecen la comprensión de los problemas de comunicación

4. Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional

5. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales

6. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros, facilitando el conocimiento de sus relaciones de jerarquía.

REQUISITOS DE TODO ORGANIGRAMA

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA

            Estos son cinco: precisión; sencillez; uniformidad; presentación y vigencia y se explican a continuación.

1. Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2.   Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

3. Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

4.     Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.

5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.